Đề xuất không số hóa hồ sơ chứng thực

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Liên quan đến thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực chứng thực, UBND TP.HCM vừa đề xuất Văn phòng Chính phủ và Bộ Tư pháp cho phép địa phương không số hóa hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu, đồng thời không tính tỷ lệ số hóa hồ sơ, tái sử dụng dữ liệu trên bản đồ thể chế đối với các TTHC thuộc lĩnh vực này.

Lý do mà TP.HCM nêu ra xuất phát từ một số khó khăn trong thực tiễn triển khai và sự không thống nhất giữa các quy định. Về việc lưu trữ, số hóa hồ sơ, UBND TP.HCM viện dẫn khoản 1 điều 25 Nghị định 45/2020 của Chính phủ quy định kết quả giải quyết TTHC đang được quản lý, lưu trữ bằng văn bản giấy thì các bộ, ngành, địa phương số hóa, lưu thông tin, dữ liệu tại các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu liên quan theo thẩm quyền quản lý. Tuy nhiên, theo điều 14 Nghị định 23/2015 của Chính phủ chỉ quy định lưu trữ hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và không quy định việc lưu trữ hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính (còn gọi là sao y).

Mặt khác, việc quản lý hồ sơ sao y hiện nay phải thực hiện cùng lúc trên sổ chứng thực giấy và sổ chứng thực điện tử trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC TP.HCM nên đôi lúc không trùng khớp về số chứng thực. Cụ thể, số liệu báo cáo thống kê trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC TP.HCM tính theo số lượt người yêu cầu, trong khi số liệu báo cáo theo Nghị định số 23/2015 được tính theo số lượng bản sao vào sổ chứng thực. Một lý do khác được TP.HCM đưa ra là số lượng hồ sơ sao y giải quyết hằng năm rất lớn nhưng nhu cầu tái sử dụng kết quả hồ sơ này trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC lại chưa cao.

Ngoài đề xuất không số hóa, UBND TP.HCM cũng đề xuất không thực hiện dịch vụ công trực tuyến đối với các TTHC thuộc lĩnh vực chứng thực và không tính tỷ lệ thủ tục dịch vụ công trực tuyến trên bản đồ thể chế đối với lĩnh vực này. Đồng thời, TP đề xuất Văn phòng Chính phủ và Bộ Tư pháp nghiên cứu, xem xét sửa đổi các quy định pháp luật có liên quan để thực hiện thống nhất và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.

Tại phiên họp của Tổ công tác cải cách TTHC của Chủ tịch UBND TP.HCM mới đây, đại diện Sở Tư pháp TP.HCM cho biết đã gửi văn bản hỏi Bộ Tư pháp về việc này thì được trả lời kết quả sao y không có giá trị tái sử dụng nên không cần lưu trữ. Tuy nhiên, Bộ Tư pháp cũng hướng dẫn hỏi thêm Văn phòng Chính phủ về việc có cần số hóa kết quả sao y hay không. Theo Phó chủ tịch UBND TP.HCM Võ Văn Hoan, mục đích của số hóa kết quả giải quyết TTHC là để tái sử dụng, nếu không sử dụng thì không nên số hóa.