Theo quy định, việc tổ chức đoàn đi ngoài tỉnh phải tập trung vào những khâu yếu hoặc những vấn đề khó khăn, vướng mắc trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tránh trùng lặp các đoàn đã đi trước. Địa phương được chọn phải đáp ứng tiêu chí có cách làm hay, mô hình mới, sáng tạo, lĩnh vực đi đầu mang lại hiệu quả cao. Điển hình như: công tác xây dựng Đảng - chính quyền; mặt trận - đoàn thể, nâng cao các chỉ số cải cách hành chính, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, những vấn đề mới.
Trước khi đi, cơ quan, đơn vị phải có văn bản trình xin ý kiến cấp ủy trực tiếp. Văn bản phải gửi trước 10 ngày làm việc tính đến ngày dự kiến đi. Nội dung nêu rõ mục đích, thành phần, thời gian, nguồn kinh phí sử dụng. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị không tổ chức đoàn đi ngoài tỉnh quá 2 lần/năm. Điểm đến mỗi nơi không quá 2 ngày (không tính thời gian đi và về). Tối đa 2 lãnh đạo chủ chốt của cơ quan, đơn vị cùng tham gia 1 đoàn đi học tập, trao đổi kinh nghiệm.
Tỉnh ủy Hậu Giang cũng yêu cầu thành phần đoàn phải tinh gọn, đảm bảo vừa đủ đáp ứng yêu cầu công việc. Mỗi đoàn đi không quá 10 người đối với đoàn do người đứng đầu sở, ngành, địa phương làm trưởng đoàn. Không quá 7 người đối với đoàn do cấp phó người đứng đầu sở, ngành, địa phương làm trưởng đoàn. Trường hợp thật sự cần thiết phải thêm thành phần, phải trình thường trực tỉnh ủy xem xét, quyết định.
Sau chuyến đi, trưởng đoàn có nhiệm vụ, trách nhiệm phải gửi báo cáo kết quả, kinh nghiệm hay, cách làm hiệu quả; đề xuất, kiến nghị cho cấp có thẩm quyền trong vòng 10 ngày làm việc. Bên cạnh đó, định kỳ hàng năm, các đơn vị cũng phải có tổng hợp, báo cáo tình hình đoàn đi ngoài tỉnh gửi Ban tổ chức Tỉnh ủy Hậu Giang.